Il importe de ne pas confondre une « note de débours » avec une « note de frais ».
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Seule la note de débours n’est pas à prendre en compte dans les recettes de l’artiste-auteur ou autrice.
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Les débours sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du débiteur (client, commanditaire, diffuseur…) de l’artiste-auteur ou autrice.
L’artiste-auteur ou autrice avance à son débiteur les frais nécessaires pour réaliser sa mission ou exécuter sa prestation. Il demande ensuite le remboursement de ces sommes à son débiteur.
Les débours permettent à l’artiste-auteur ou autrice en micro-BNC de ne pas majorer son chiffre d’affaires. Normalement en micro-BNC toutes les sommes encaissées sont à déclarer aux impôts et à l’Urssaf Limousin afin de payer impôts et cotisations sociales sur l’ensemble de son chiffre d’affaires (somme de ses recettes). Mais, par exception, en vertu de l’article 267 du code général des impôts les débours sont exclus du chiffre d’affaires.
Nota Bene : Ne s’agissant pas de refacturation, et il est impossible pour l’artiste-auteur ou autrice de prendre une marge sur des frais de débours.
Pour que les frais de débours puissent être valablement et légalement considérés comme tels, il faut respecter certaines règles.
1/ Établir un mandat de débours
Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre débiteur, vous devez au préalable obtenir son autorisation. L’accord écrit précise la nature des dépenses ou achats à réaliser ainsi que le budget maximum alloué.
Cet accord signé en bonne et due forme sert de preuve contractuelle en cas de contestation de votre débiteur. Il oblige ce dernier à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.
2/ Établir une note de débours
- Au préalable, faire établir les factures fournisseurs au nom de votre client
Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent impérativement être facturées au nom de votre débiteur par le ou les fournisseurs, et non à votre nom à vous. Sinon vous ne pourrez pas déduire ces dépenses de votre chiffre d’affaires, elles ne pourront pas être considérées comme des débours.
- Reporter au centime près les frais de débours sur la note de débours
Le remboursement des débours par le débiteur se fait au centime près. Le montant remboursé par le débiteur à l’artiste-auteur ou autrice doit être strictement identique à celui de la facture fournie par le ou les fournisseurs. La note de débours doit mentionner la liste des frais avancés en précisant pour chacun la date, le libellé, le fournisseur, le montant HT, la TVA et le montant TTC.
- Fournir au débiteur les factures originales établies à son nom
Les factures doivent être jointes à la note de débours.
- Garder le double du mandat de débours, le double de la note de débours et les copies des factures attenantes
Ces pièces comptables doivent être conservées 10 ans. En cas de contrôle, elles permettront de justifier les différences entre les sommes encaissées sur votre compte bancaire dédié et le chiffre d’affaires que vous aurez déclaré.
N. B. Certains frais, par leur nature, ne peuvent pas être considérés comme des débours. C’est le cas, par exemple, des indemnités kilométriques, des billets de train… En effet, il vous sera impossible d’avoir une facture, pour ces frais, au nom de votre client. En revanche, dès lors que vous disposez d’une facture au nom de votre débiteur de la part d’un fournisseur ou prestataire externe, vous pouvez utiliser la méthode des débours.
Post-scriptum
Voir aussi plus de détails sur les notes de frais.