Quelles règles de refacturation des frais à ses diffuseurs ou clients ? Quel taux de TVA applicable ?

Les notes de frais sont considérées comme des « frais accessoires » à l’activité conformément à l’article 267 Alinéa 2 du code général des impôts.
Les frais doivent être soumis au même taux de TVA que le montant de l’opération à laquelle ils se rattachent.
La note de frais fait partie intégrante du montant de la prestation que vous effectuez pour votre diffuseur ou client.

Exemple : facture pour une cession de droits d’auteur à 500€ HT (TVA à 10%, 550€ TTC) avec frais de déplacement et de repas.
Billet de train : 150€ (exonéré de TVA), Repas : 40€ HT (TVA à 10%, 44€ TTC).

Dès lors il faut distinguer deux cas de refacturation de frais à ses diffuseurs ou clients :

Cas n°1 : vous n’êtes pas assujetti à la TVA (franchise en base), donc vous ne récupérez pas la TVA sur vos dépenses professionnelles et vous n’appliquez pas de TVA sur vos factures.
Vos factures ne mentionnent jamais la TVA et précisent systématiquement la mention : « TVA non applicable - article 293 B du CGI ».
Dans ce cas, Vous devez refacturer au diffuseur ou client les frais engagés sur la base de leur montant toutes taxes comprises (TTC).
Dans notre exemple : votre facture sera d’un montant global de 500€ + 150€ + 44€ = 694€
Votre diffuseur ou client ne peut pas récupérer de TVA sur votre facture puisqu’elle n’en mentionne pas.

Cas n°2 : vous êtes assujetti à la TVA, donc vous récupérez la TVA sur vos dépenses professionnelles et vous appliquez la TVA sur vos factures.
Dans ce cas, vous devez refacturer au diffuseur ou client les frais engagés sur la base de leur montant hors taxe (HT).
Sur votre facture, vous devez appliquer globalement le taux de TVA correspondant à l’opération concernée.
Les frais qui se rattachent à une cession de droits d’auteurs doivent être majorés d’une TVA à 10%.
Ceux qui se rattachent à une vente d’œuvre originale doivent être majorés d’une TVA à 5,5%.
Ceux qui se rattachent à une prestation à 20% doivent majorés de 20%. Etc.
Dans notre exemple : votre facture sera d’un montant global HT de 500€ + 150€ + 40€ = 690€ HT
Sur ce montant HT vous devez appliquer le taux de TVA spécifique des droit d’auteur : 10%
Votre facture sera d’un montant global TTC de 690€ + 69€ = 759€ TTC
Votre diffuseur ou client, s’il est lui-même redevable de la TVA, peut récupérer la TVA sur votre facture (69€).
Et vous-même pouvez récupérer la TVA sur les dépenses qui y sont soumises (ici 4€ sur les repas).

Remarque : il est légalement possible de marger sur des refacturations de frais (mais le diffuseur ou client risque de ne pas apprécier cette sur-facturation, notamment s’il a connaissance de vos frais réels engagés.)

NB : ne pas confondre débours et refacturation de frais.
Dans le cas de débours, les factures de frais sont au nom de votre diffuseur ou client et ils vous sont remboursées au centime.
Dans notre exemple, la note de débours serait de 150€ + 44€ = 194€
Aucune facture n’est à votre nom, donc vous ne pouvez pas récupérer de TVA.
En revanche, votre diffuseur ou client, s’il est lui-même redevable de la TVA, pourrait récupérer la TVA sur les frais qui y sont soumis (ici 4€ sur les repas).

Références :
https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/375-PGP.html
"Outre le prix de base d’une opération imposable, sont également à comprendre dans la base d’imposition, conformément au 2° du I de l’article 267 du code général des impôts (CGI), tous les frais réclamés au client, à des titres divers, et qui peuvent être considérés comme des compléments du prix de base d’une opération (intérêts, frais d’emballage, de transport et d’assurance, etc.).
En particulier, l’ensemble des frais qu’un prestataire de services, redevable de la TVA, expose pour la réalisation de la prestation qu’il effectue et dont il réclame le remboursement à ses clients, en sus de ses honoraires ou de sa rémunération, doivent être compris dans sa base d’imposition. Tel est le cas, par exemple, des frais de déplacement (billet de train ou d’avion, location d’un véhicule, frais d’hôtel ou de restaurant, etc.) qu’une personne engage à l’occasion de la mission ou du travail qu’elle s’est chargée de réaliser. »
http://questions.assemblee-nationale.fr/q14/14-52908QE.htm